inschrijven

Privacy statement kinderopvang ZieZaZo

Dit Privacy Statement is van toepassing op ZieZaZo Harmelen bv (kvk 58015361), ZieZaZo Amersfoort bv (kvk 92856888) en kinderdagverblijf LoKoWo bv (kvk 30270371) , alle gevestigd aan de Utrechtsestraatweg 91, 3445 AP, te Woerden (hierna: “ZieZaZo”)

Dit Privacy Statement richt zich tot onze klanten, zijnde de ingeschreven kinderen en hun ouder(s)/verzorger(s),  alsmede onze medewerkers en sollicitanten, en beschrijft hoe ZieZaZo persoonsgegevens, van ouder(s)/verzorger(s), kinderen en medewerkers verzamelt, gebruikt, bewaart, deelt, verwerkt en beschermt. Daarnaast leggen wij uit welke privacy rechten betrokkenen hebben en hoe deze rechten kunnen worden  uitgeoefend.  

Toepasselijkheid

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen door ZieZaZo. Wij hechten veel waarde aan een veilige omgeving voor de verwerking van persoonsgegevens en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het behandelen en beschermen van uw persoonsgegevens, van uw kind en die van onze medewerkers.  

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: ‘AVG’) en overige toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. ZieZaZo is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van u, uw kind en onze medewerkers. Dit houdt in dat alleen wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke wijze dit gebeurt. Wij zijn ervoor verantwoordelijk dat persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt in overeenstemming met de AVG.

Doelen verwerking persoonsgegevens

De verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind heeft de volgende doelen:

  1. Het aangaan en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
  2. Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
  3. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  4. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op de door u gestelde vragen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  5. De afhandeling van uw aanvraag tot informatie (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  6. Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven via de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
  7. Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie‐ en bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
  8. Het doen uitoefenen van accountantscontrole (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
  9. Om u te informeren over onze nieuwe producten en/of diensten en/of aanbiedingen via de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
  10. Het plaatsen van foto’s/video’s op de website van ZieZaZo (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
  11. Bijhouden van gegevens de van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
  12. Voor het aanmaken van een ouderlogin en gebruik van de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
  13. Informeren van ouder(s)/verzorger(s) m.b.t. de dagelijkse gang van zaken via de chatfunctie van de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  14. Ter uitvoering van toetsing en inspectie: denk aan een GGD-inspecteur, interne- en externe auditoren (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
  15. Observaties van uw kind via het Kindvolgsysteem Pravoo (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub f);
  16. Het coachen van werknemers (ondersteunen bij leervragen of inzetten interactievaardigheden) en borgen van kwaliteit dienstverlening tussen werknemers en kind (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub f AVG).

De verwerking van persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten heeft de volgende doelen:  

  1. De geschiktheid van de sollicitant beoordelen voor een vacature (artikelen 6.1a en 6.1b AVG);
  2. Het aangaan en beëindigen van een arbeidsovereenkomst, het bepalen en vervullen van arbeidsvoorwaarden (artikel 6.1b AVG);
  3. De betaling van lonen, belastingen en premies (artikelen 6.1b en 6.1c AVG);
  4. Het voeren van salaris- en personeelsadministratie via Visma | Raet.
  5. Het geven van leiding, het begeleiden van werknemer, contact houden met familieleden in een noodgeval en werknemer ondersteunen tijdens speciale gebeurtenissen (verjaardag, huwelijk, etc. (artikel 6.1b AVG);
  6. Het verstekken van bedrijfsmedische zorg aan werknemer en het voldoen aan re-integratieverplichtingen bij afwezigheid (artikel 6.1c AVG);
  7. De beslechting van geschillen (artikel 6.1b AVG);

Andere dan onder 1. tot en met 5. genoemde personeelsaangelegenheden (artikel 6.1c AVG)

Categorieën persoonsgegevens

Voor de uitvoering van onze diensten hebben wij uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind nodig. Welke persoonsgegevens wij verwerken zijn afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten. Alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de desbetreffende dienstverlening worden door ons verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt: 

NAW-gegevens ouder(s)/verzorger(s), kind en noodpersoon 

  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) ouder(s)/verzorger(s) en noodpersoon
  • Geboortedatum ouder(s)/verzorger(s) en kind
  • Bank- en betaalgegevens ouder(s)/verzorger(s)
  • Burgerservicenummer (BSN) ouder(s)/verzorger(s) en kind 
  • Foto’s 
  • Medische gegevens en gezondheidsgegevens van het kind, waaronder allergieën, medicatiegebruik, voedingsgegevens en slaapgegevens
  • Aanwezigheidsgegevens kind
  • Geslacht kind 
  • Relatie tot kind  
  • IP-adres van een websitebezoeker

Van werknemers en sollicitanten worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan de volgende categorieën:  

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
  • Geboortedatum
  • Bank- en betaalgegevens
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Kopie van het identiteitsbewijs/paspoort, voor zover wettelijk vereist
  • Nationaliteit
  • Geboorteplaats en -land
  • Gegevens over gevolgde en toekomstige opleidingen, cursussen en stages
  • Personeelsnummer 
  • Gegevens over arbeidsomstandigheden
  • Gegevens over lonen, belastingen en premies
  • Gegevens over de functie, voormalige functies en uitvoering hiervan
  • Gegevens over aan- en afwezigheid
  • Inloggegevens systemen van ZieZaZo
  • Foto’s en video-/beeldopnamen van de activiteiten

Video-/beeldopnamen

De hiervoor genoemde verwerking van persoonsgegevens door middel van video-/beeldopnamen tussen werknemers en de ingeschreven kinderen is noodzakelijk voor het coachen van onze werknemers bij het a) ondersteunen van leervragen, b) inzetten van interactievaardigheden en het c) borgen van de kwaliteit van onze dienstverlening. 

ZieZaZo beroept zich derhalve op de grondslag van het gerechtvaardigd belang genoemd als rechtmatige verwerking in de zin van artikel 6 lid 1 sub f. De betrokkenen dan wel ouder(s) / verzorger(s)worden vooraf geïnformeerd over het gebruik van deze video-/beeldopnamen voor bovengenoemde doeleinden.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk en/of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien deze persoonsgegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat ZieZaZo niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is voor de hiervoor beschreven doelen.

Uitwisseling met derden en sub-verwerkers

Uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind kunnen door ZieZaZo  worden verstrekt aan de volgende derde partijen voor de volgende doeleinden: 

  1. Belastingdienst t.b.v. belastingaangifte;
  2. Accountant t.b.v. het controleren en opmaken van jaarrekeningen en/of het voeren van financiële administraties;
  3. Belastingadviseur t.b.v. verzorgen van belastingaangiften;
  4. Financiële instellingen zoals banken t.b.v. het betalingsverkeer;
  5. Basisschool (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) t.b.v. een overdracht;
  6. Huisarts (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) t.b.v. het verlenen van hulpverlening;
  7. Consultatiebureau (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) t.b.v. een overdracht;
  8. Externe hulpverlening (expertise) (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) t.b.v. het verlenen van hulpverlening/ondersteuning;
  9. Leverancier KOVnet t.b.v. de gebruikmaking van het ouderportaal;
  10. Leverancier Pravoo t.b.v. observatie, registratie en monitoring van de ontwikkeling van kinderen via het kindvolgsysteem;
  11. Leverancier Visma | Raet t.b.v. salarisadministratie, personeelsadministratie en loonverwerking;
  12. Adviseurs bij geschilbeslechting.

Deze derde partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig dit Privacy Statement en in overeenstemming met de met hen afgesloten verwerkersovereenkomsten. Aanvullende informatie hieromtrent treft u aan de eigen Privacy Statements van deze partijen. Wij verwijzen u hiervoor naar de websites van de desbetreffende partijen. 

ZieZaZo verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de persoonsgegevens voor eigen dan wel commerciële doelen gebruiken met uitzondering, tenzij: 

  • u hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven en/of 
  • ZieZaZo wettelijk verplicht is om deze persoonsgegevens te verstrekken.

Doorgifte aan het buitenland

Uw persoonsgegevens en van uw kind worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Bewaartermijn

Gegevens mogen op grond van de AVG niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. De daadwerkelijke bewaartermijn kan verschillen per categorie persoonsgegevens en is onder meer afhankelijk van wettelijke bewaarplichten en de aard van de relatie met ZieZaZo.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd uit de systemen van ZieZaZo en worden fysieke documenten vertrouwelijk vernietigd.

Persoonsgegevens van ouder(s)/verzorger(s), kinderen, werknemers en sollicitanten waarmee geen overeenkomst tot stand komt of waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden zo spoedig mogelijk verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Wij hanteren onder meer de volgende bewaartermijnen: 

Kinderen en ouder(s)/verzorger(s) 

  • NAW-gegevens ouder(s)/verzorger(s), kind en noodpersoon: 7 jaar 
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) ouder(s)/verzorger(s) en noodpersoon: 7 jaar
  • Geboortedatum ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
  • Bank- en betaalgegevens ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
  • IP-adres van een websitebezoeker: 7 jaar
  • Burgerservicenummer (BSN) ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
  • Foto’s en video-/beeldopnamen kind: 7 jaar
  • Medische gegevens kind: 7 jaar
  • Aanwezigheidsgegevens kind: 7 jaar
  • Geslacht kind: 7 jaar
  • Relatie tot kind: 7 jaar

Werknemers en sollicitanten 

  • NAW-gegevens: 7 jaar
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres): 7 jaar
  • Geboortedatum: 7 jaar
  • Bank- en betaalgegevens: 7 jaar
  • Burgerservicenummer (BSN): 7 jaar
  • Gegevens over gevolgde en toekomstige opleidingen, cursussen en stages: 7 jaar
  • Personeelsnummer: 7 jaar
  • Gegevens over arbeidsomstandigheden: 7 jaar
  • Gegevens over lonen, belastingen en premies: 7 jaar
  • Gegevens over de functie of voormalige (functie(s) en uitvoering hiervan: 7 jaar
  • Gegevens over aan- en afwezigheid: 7 jaar
  • Inloggegevens ZieZaZo systemen: 7 jaar

Foto’s en video’s van ZieZaZo activiteiten: 7 jaar

Beveiliging

ZieZaZo heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind tegen te gaan. 

ZieZaZo voorziet in passende beveiligingsmaatregelen en een passend beveiligingsniveau. Hierbij houdt ZieZaZo rekening met de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. De onderstaande technische en organisatorische maatregelen zijn tevens gericht op het voorkomen van een onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens. 

  1. Met alle personen die werkzaam zijn bij ZieZaZo of die namens ZieZaZo persoonsgegevens kunnen inzien, zijn strikte afspraken over geheimhouding en zorgvuldigheid overeengekomen.
  2. Wij werken uitsluitend met betrouwbare verwerkers, waarmee wij deugdelijke verwerkersovereenkomsten hebben gesloten.
  3. Alleen medewerkers, die persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden hebben toegang tot deze gegevens.
  4. Onze medewerkers zijn bewust van het belang van gegevensbescherming, in het bijzonder bij bijzondere persoonsgegevens.
  5. Wij zorgen voor versleuteling van uw persoonsgegevens en van uw kind als daartoe aanleiding is.
  6. Wij testen en evalueren onze beveiligingsmaatregelen op regelmatige basis.
  7. Wij hebben accurate virusbescherming. 
  8. Wij hebben accurate beveiliging van elektronische communicatiemiddelen.
  9. Elektronische communicatiemiddelen worden uitsluitend vergrendeld achtergelaten. 
  10. Oude hardware en data wordt veilig vernietigd c.q. verwijderd.

Wij brengen mogelijke privacy risico’s van een gegevensverwerking in kaart.

Richtlijnen en gedragscodes bij verwerking persoonsgegevens

Alle medewerkers van ZieZaZo handelen bij de uitvoering van hun werkzaamheden conform de volgende basisprincipes: 

  • Integriteit;
  • Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
  • Vertrouwelijkheid;
  • Professionaliteit;
  • Objectiviteit.

Rechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van (de verwerking van) uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind.

Inzagerecht

U heeft het recht de door ZieZaZo verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie‐ en verwijderingsrecht

U heeft het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen indien de persoonsgegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking hiervan niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens en van uw kind. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op: 

  • Uw toestemming;
  • Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en);
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of
  • Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van ZieZaZo en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt. 

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind, dan zullen wij beoordelen of wij aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ZieZaZo om aan te tonen dat wij, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind. Dit houdt kort gezegd in dat ZieZaZo de verwerking van de persoonsgegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: 

  • In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
  • Indien persoonsgegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
  • Indien ZieZaZo de persoonsgegevens niet langer nodig heeft terwijl u de persoonsgegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en

In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan ZieZaZo verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de persoonsgegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die persoonsgegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. 

Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de persoonsgegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.

Intrekken van toestemming

Voor zover ZieZaZo persoonsgegevens van u of uw kind verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Wij zullen de betreffende verwerking dan zo spoedig mogelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden vóór het moment van intrekking blijven rechtmatig.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de bovengenoemde rechten is kosteloos, behoudens misbruik. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens:

kdv@ziezazo.com of bso@ziezazo.com.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen één (1) maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen één (1) maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de reactietermijn wordt verlengd tot maximaal drie (3) maanden.

Identificatie

Wij kunnen u bij vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in de verwerking van persoonsgegevens.

Indien noodzakelijk kunnen wij u verzoeken een kopie van een geldig identiteitsbewijs toe te sturen. Wij adviseren u hierbij uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) af te schermen.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Wij zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen.

Indien wij aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, zullen wij dit gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt in dat geval eventueel bezwaar maken of een procedure starten bij de bevoegde rechter. 

Het recht van bezwaar tegen gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Cookies

De website van ZieZaZo en het ouderportaal maken uitsluitend gebruik van functionele en technisch noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren, beveiligen en gebruiken van de website en het ouderportaal.

Autoriteit Persoonsgegevens

In geval van een beveiligingsincident binnen ZieZaZo dat resulteert in een aanzienlijk risico op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, of indien een dergelijke inbreuk zich daadwerkelijk voordoet, zal ZieZaZo de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte stellen, tenzij kan worden aangetoond dat de inbreuk waarschijnlijk geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, stelt ZieZaZo de betrokkene(n) eveneens onverwijld op de hoogte van de inbreuk.

Wij wijzen u er tevens op dat u het recht heeft een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement kan door ZieZaZo worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van ZieZaZo. www.ziezazo.com 

ZieZaZo kan persoonsgegevens van u en uw kind verwerken voor nieuwe doeleinden, die nog niet in dit Privacy Statement zijn opgenomen. In dat geval zullen wij u hierover vooraf informeren en, indien vereist, om toestemming vragen voordat wij deze persoonsgegevens voor nieuwe doeleinden gebruiken.

Contact

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens of die van uw kind niet goed beveiligd zijn, er en/of er aanwijzingen zijn van een inbreuk of u een beroep wilt doen op één (1) van uw wettelijke rechten, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens: 

ZieZaZo 
Van Lawick van Pabstlaan 1A, 3453RA De Meern 
0306666447; kdv@ziezazo.com 

Wij nemen elke melding uiterst serieus en zullen bij de vaststelling of er sprake is van een inbreuk op de beveiliging en of een melding daarvan aan de Autoriteit Persoonsgegevens dient te worden gedaan, de procedures en stappenplannen volgen zoals opgenomen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.