privacyverklaring – kinderopvang ZieZaZo

Privacy verklaring

ZieZaZo ziet het als haar verantwoordelijk om de privacy van haar kinderen, ouders en medewerkers goed te beschermen. Wij gaan dan ook zorgvuldig om privacygegevens, die wij vanwege diverse doeleinden verzamelen. Hierbij voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en daarbij gelden de volgende bepalingen:

Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op een zorgvuldige en betrouwbare wijze verwerkt.
ZieZaZo ziet erop toe dat zij alleen persoonsgegevens verzamelt, die noodzakelijk zijn.
Bij ZieZaZo kunnen en mogen alleen personen de persoonsgegevens inzien en verwerken, die hiervoor vanuit hun functie toegang tot nodig hebben.

ZieZaZo heeft in het kader van de AVG een aanspreekpunt ingesteld. Deze gegevens van dit aanspreekpunt zijn:
Kinderdagverblijf ZieZaZo
t.a.v. aanspreekpunt privacy
Van Lawick van Pabstlaan 1a
3453 RA, De Meern

Telefoon 030-6666447

Gegevens ouders en kinderen

waarom verzamelen wij gegevens?

ZieZaZo respecteert de privacy van ouders en kinderen en verwerkt uitsluitend gegevens, die zij nodig heeft om kinderopvang te kunnen bieden.

De gegevens van ouders en kinderen worden geregistreerd:
Om een aanvraag te kunnen beantwoorden en af te kunnen handelen
Om goede zorg te kunnen bieden aan onze opvangkinderen. Daarvoor houden wij gegevens bij die noodzakelijk zijn voor de opvang zelf, verzorging, begeleiding maar ook de ontwikkeling van uw kind.
Om contact te kunnen onderhouden met ouders / verzorgers van onze opvangkinderen
Om facturen te kunnen sturen en deze te kunnen incasseren
Om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het aanleveren van kinderopvanggegevens tbv de kinderopvangtoeslag.

gegevens die worden verzameld en vastgelegd

Wij onderscheiden twee soorten gegevens; gegevens die bij start van de opvang worden vastgelegd en gegevens die gedurende de opvang zelf worden verzameld. Bij inschrijving leveren ouders veelal digitaal gegevens aan, die nodig zijn voor de registratie en opstellen van de overeenkomst. Veelal zijn deze wettelijk bepaald. Denk hierbij aan: a. Kind: Naam, geboortedatum, adres, BSN, soort opvang, opvangdagen en tijden b. Ouder: Naam, geboortedatum, adres, BSN, telefoon, e-mailadres, bankrekeningnummer c. Tbv de opvang zelf: noodnummers, kind gegevens, toestemming beeldmateriaal, geneesmiddelen formulier, zelfstandig vervoer. Tijdens de opvang worden door middel van observaties ook gegevens verzameld en vastgelegd. Dit doen wij altijd met toestemming van ouder en dient om de ontwikkeling van een kind te kunnen volgen. Het systeem dat wij hiervoor gebruiken is ook volgens de AVg-wet ingericht.

bewaartermijn

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Sommige gegevens moeten wij wettelijk 7 jaar bewaren. Dit zijn alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële stroom en controle kinderopvangtoeslag. Andere gegevens verwijden wij periodiek. Na 1 jaar zijn deze gegevens verwijderd.

uitwisseling gegevens

Wij zijn een kleine organisatie en hebben de gegevens in eigen beheer. Maw staan niet in de Cloud opgeslagen.

Onze administratie heeft toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de administratieve verwerking. De pedagogisch medewerker op de groep hebben toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om goede opvang te kunnen bieden. Daarnaast hebben ook alleen de directe pedagogisch medewerkers toegang tot de specifieke kind gegevens welke verzameld worden om goede opvang te kunnen bieden.
Financiële gegevens moeten wij uitwisselen met de belastingdienst. Ook de controleurs van de GGD kunnen hiervoor gemachtigd zijn. Zij hebben dan vanuit hun beroep een wettelijke bevoegdheid hiervoor gekregen en legitimeren zich vooraf met de toestemming hiervoor.
Via het ouderportaal kunt u ook zelf bij diverse gegevens en daar kunt u ook uw eigen klantgegevens beheren.
Vaak wordt er in het belang van het kind ook gegevens uitgewisseld met de school. De warme overdracht noemen wij dat. Hiervoor moeten ouders wel toestemming geven.
Veel incidentele zaken worden per keer voorgelegd aan ouders, voor toestemming. En alleen met expliciete toestemming vindt het dan plaats. Denk hierbij bijv ook aan gebruik van beeldmateriaal.
Ook op verzoek van ouders zelf kunnen wij gegevens uitwisselen.
Gegevens medewerkers en Sollicitanten
ZieZaZo gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers en sollicitanten.
1 Wij verzamelen gegevens die nodig zijn voor de wettelijke verplichte doeleinden, denk hierbij aan de salarisadministratie en opleidingen
2 Daarnaast ook gegevens die nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren. Zoals vakanties, werkdagen etc.
3 Of die nodig zijn om de stagiair te kunnen begeleiden.
De financiële gegevens worden 7 jaar bewaard. Indien het arbeidscontract na een conflict beëindigd wordt is de termijn 10 jaar (wettelijk verplicht). Overige gegevens worden maximaal 2 jaar bewaard.

Beveiliging

Wij vinden de bescherming van de privacy van ouders, kinderen en medewerkers erg belangrijk. Daarom hebben wij de systemen adequaat beveiligd. Alle papieren informatie ligt achter slot. We bewaren zoveel mogelijk digitaal. Een deel staat op een eigen server, welke in huis staat. Het administratiesysteem staat in de cloud en wordt via de expert KOVnet beveiligd. Het kind volgsysteem Pravoo is via diverse inbelcodes beveiligd.
Ouders leveren bij inschrijving gegevens aan. Nieuw is nu de toestemmingsvraag of wij die gegevens ook daadwerkelijk mogen gebruiken en bewaren.

Onze site werkt niet met cookies.

Klachten kunnen via de normale weg ingediend worden. Ons klachtenreglement vind je terug op onze website.

Specifieke vragen over deze privacyverklaring kunnen gesteld worden aan het aanspreekpunt privacy (Gwen & Marijke), zij zijn bereikbaar via kdv@ziezazo.com.

Deze privacyverklaring kan op enig moment gewijzigd worden. Op deze plaats kan je steeds de actuele versie terugvinden. Deze versie dateert van 14 december 2021.